Comment créer un évènement sportif au Portugal : une folie administrative
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Franco-portugais, avec des choses à dire (avec des mots ou avec des images) et un peu sportif, peu de projets m'ont semblé plus pertinents que celui que j'ai vécu. Être le coordinateur au Portugal de la Race Across Series, une compétition d'ultra-endurance cycliste.
Un projet qui se fait d’abord à deux, avec Antoine. C’est par son initiative et son idée que je me retrouve à explorer un monde nouveau. Mes compétences professionnelles et humaines ont été mises à rude épreuve, mais, à chaque défi, une solution.
Sommaire
Premier défi : trouver un emplacement, une ville hôte.
Un travail à deux, titanesque. De nombreuses villes ont été démarchées. Nous nous sommes rendus sur place, nous avons rencontré des adjoints au maire, des responsables techniques des sports, avons créé des présentations et beaucoup parlé.
De nombreuses portes se sont ouvertes, de nombreux sourires… mais rien de concret.
Finalement, une ville a été trouvée. Tout était parfait : la localisation, les installations, la sympathie. Oui mais… le juridique nous bloque.
En attendant la réponse du service juridique municipal, nous avançons en parallèle sur d’autres chantiers.
Deuxième défi : créer un parcours qui convienne aux cyclistes.
Un parcours de 1000 kms au total, fait de trois boucles centrées sur la ville hôte : 500, 300 et 200 kms.
Moi qui ne connaît du vélo que les balades un peu plus longues printanières à la campagne ou le vélotaf à Paris, je me repose beaucoup sur Antoine, amoureux du cyclisme, pour créer dans les grandes lignes ces parcours.
Il faut qu’il ait du dénivelé, sans exagération. Il faut qu’il ait des paysages, de la culture portugaise. Il faut qu’il évite la circulation automobile intensive, il faut qu’il évite les trop mauvaises routes, il faut qu’il évite les sens interdits, et mille autres impondérables dont on avait pas encore idée à ce moment là.
Nous aboutissons à un premier tracé, dont nous sommes fiers et qui nous donne envie de participer nous-mêmes à la Race Across.
C’était sans compter le troisième défi, ou plutôt, le premier défi « bis », d’ordre administratif.
Retour à la case départ : premier défi « bis », le juridique
Le juridique, celui qui m’a tant posé de problèmes par le passé en tant qu’expert en web marketing, venait à nouveau me mettre des bâtons dans les roues. Un problème inattendu. Pendant de très longues semaines, mois, nous avons attendu une réponse qui n’est jamais venue. Il a fallu revoir notre copie.
À partir de là, nous devions improviser des solutions, mais il n’y avait rien à faire. Il était devenu impossible d’organiser une Race Across au Portugal.
Antoine, en proie à des problèmes personnels et découragé par la tournure des évènements se retire prudemment du projet.
À ce moment, je me pose la question : dois-je continuer ? Je n’avais pas prévu d’être seul sur ce projet au Portugal. Surtout que les échéances semblaient presque impossibles à tenir.
C’était sans compter toute l’énergie (et le culot) d’un Arnaud, créateur de la Race Across Series en Europe, lui-même cycliste d’ultra-endurance. Par le biais d’une connaissance, il a obtenu un contact à Amarante, très belle ville de la région de Porto, bien qu’éloignée de l’aéroport.
Deuxième défi « bis » : adaptation, improvisation
Et là, tout s’accélère : il faut recréer un nouveau parcours, avec de nouvelles boucles au départ d’Amarante (Vila Meã pour être exact).
Je n’ai pas le temps de vérifier sur place si les parcours sont aussi biens que la première version. Je n’ai plus de cycliste local pour me donner son avis. Tant pis, la déception d’une annulation me semble supérieure à celle d’un mauvais parcours.
Je soumets cet immense parcours cycliste à Amarante.
Stupeur pour moi : la ville exige que toutes les municipalités que nous traversons valident le parcours. De plus, il faut également valider auprès de la GNR (Gendarmerie), de la Police et de Infraestruturas de Portugal, qui gère les routes nationales.
Ça, je ne l’avais pas imaginé, aucune des villes hôtes que nous avions démarché ne nous l’avait exigé. Pour rappel, les participants de la Race Across sont seuls sur leur vélo, doivent obéir au code de la route, et ne sont pas différents d’un autre cycliste. Ils ont une balise GPS qui nous permet de les suivre, des équipements obligatoires pour leur propre sécurité que nous exigeons… et puis c’est tout, en plus de leur courage ou de leur folie.
Troisième défi : valider le parcours
Je dois désormais valider le parcours auprès de 39 administrations municipales et les entités nationales. Au vu de l’ampleur de la tâche, en me remémorant qu’un seul service juridique d’une seule mairie avait failli tout arrêter, l’espoir est minime, comme le temps pour y parvenir : deux mois.
Mais comme on dit en portugais, a « esperança é a última a morrer », et comme on dit en français, « impossible n’est pas français ».
Pendant ce temps, les inscriptions à la Race Across Portugal sont lancées, les participants réservent déjà leurs chambres d’hôtel, leurs avions, se projettent dans la course et la préparation.
Ouch.
Antoine a bien fait de se retirer. C’est ce que je me suis dit. Plusieurs fois. Mille fois.
Et Arnaud, avec ses grands yeux et son sourire, d’un calme et d’une confiance olympiens, a toute confiance. À ce moment, je ne voyais qu’une chose : « ce n’est pas possible d’être aussi optimiste »… « Bon tant pis, on avance sans regarder en arrière, on verra bien ».
S’adapter aux sables mouvants des administrations municipales et nationales portugaises.
Et on avance. Chaque mairie à quelque chose à dire avant d’envoyer son autorisation. Ici, il y a un pont qui sera fermé pour travaux. Là, c’est un sens interdit, là-bas, un passage à niveau.
Et je corrige, je modifie, avec la pleine conscience que je dégrade notre beau parcours initial un peu plus à chaque modification. Tant pis, plus le temps de réfléchir. Il faut valider, et vite. Je prends des initiatives personnelles, j’écoute les retours des polices municipales, je me débrouille.
J’improvise. Certains n’acceptent pas nos parcours au format GPX, d’autres veulent un descriptif de ce que nous avons prévu pour la sécurité, d’autres encore veulent un papier de la gendarmerie.
Chaque adaptation d’une mairie peut avoir des repercussions sur la mairie d’à côté. Certains fonctionnaires municipaux sont d’une grande aide et pertinents, d’autres n’ont jamais répondu.
Une petite précision : tout ceci est fait en parallèle de ma vie professionnelle « normale », sans compter ma vie familiale. Des anniversaires forcément bâclés avec des enfants qui apprécient moyennement ma présence en intermittence, des audits à rendre qui sont d’une importance cruciale dans ma vie professionnelle… bref ! Je n’ai pas beaucoup dormi en ce début d’année.
Quatrième défi : un départ miracle
Nous sommes le jour J, celui du départ, et je n’ai toujours pas le tampon final de la mairie d’Amarante. Le service des sports nous a ouvert le gymnase, le service de la communication nous a fait de la pub, mais le juridique ne peut pas nous valider la course.
Je n’avais toujours pas reçu les autorisations de 14 mairies, malgré de multiples relances. Jusqu’au bout, je téléphone, j’envoie des mails, je reçois encore des autorisations le jour même.
Une folie complète.
Et puis un miracle. Le responsable des sports de la mairie d’Amarante m’indique qu’il y a peut-être la possibilité, toute simple, de faire valider le parcours grâce à une astuce juridique. Il suffit de prouver que les mairies sollicitées n’ont pas répondu sous les 15 jours à mes demandes.
L’autorisation finale est arrivée 90 minutes avant le départ. C’est un immense soulagement, la bataille administrative a été gagnée, mais avec un arrière-goût étrange. Il faut maintenant gagner une autre bataille, encore plus importante : que tout se passe bien pour les 140 participants, venus exprès pour souffrir sur les routes portugaises.
Cette histoire fera l’objet d’une autre publication, tant elle est complexe mais fascinante.
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